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Finanzbuchhaltung Für KMU: Online Tools Und Cloud-ERP Als Die Besseren Alternativen?

Finanzbuchhaltung für KMU: Online Tools und Cloud-ERP als die besseren Alternativen?

Kleine und Mittelständische Unternehmen (KMU) brauchen eine möglichst unkomplizierte sowie zeit- und kostensparende Administration – auch und gerade für die Finanzbuchhaltung. Hierzu ist für sehr kleine Unternehmen eine digitale Buchhaltung oder für größere Firmen ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) nötig, das diese Kriterien erfüllt. Schon seit einigen Jahren besteht dabei die Wahl zwischen den klassischen festinstallierten Lösungen (auf einem Endgerät oder auf eigenen Servern), reinen Cloud basierten Online-Finanzbuchhaltungstools oder gar Cloud basierten ERP-Lösungen.

Klassische ERP-Varianten sind jedoch meistens teuer und komplex und somit vor allem in der Gründungsphase für KMU ungeeignet. Sind cloudbasierte ERPs oder Onlineversionen für die Finanzbuchhaltung also die besseren Alternativen?

Das Thema Cloud-ERP gewann in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung. Auch größere Unternehmen haben über eine Umstellung auf die Cloud nachgedacht, um den Kostendruck des alten Systems zu senken oder einfach, um wettbewerbsfähig zu bleiben und modernere Nutzungsarten digitaler Infrastruktur im eigenen Haus zu etablieren. Wo aber liegen dabei die Chancen und wo die Grenzen? Und wie hoch sind die Risiken, die oft genannt werden, wirklich?

Cloud basierte ERPs und Online Tools punkten zunächst ganz klar hinsichtlich der geringeren Kosten: Anschaffungs- und Betriebskosten für Server und Speicher im hauseigenen Rechenzentrum entfallen ebenso wie Lizenzkosten und Kosten für die dauerhafte Datensicherung. So beschränken sich die Kosten in der Regel auf die einheitliche, zumeist monatliche, Nutzungsgebühr.

Cloud-ERPs und Online Tools zur Finanzbuchhaltung sind wesentlich bedienungsfreundlicher: Die mobile und damit ortsunabhängige Nutzung bedeutet wesentlich mehr Flexibilität, die Start-ups und KMU nicht nur in den Anfangsjahren benötigen. Diese ortsunabhängige Flexibilität – gerade für geographisch weitläufige Unternehmen wichtig – gepaart mit meistens sehr guter Bedienbarkeit, überzeugen immer mehr Unternehmen und deren Mitarbeiter.

Weitaus flexibler sind auch die modularen Erweiterungsmöglichkeiten. Denn letztlich sollten Cloud basierte ERP-Lösungen und Online Tools für die betriebliche Finanzbuchhaltung im besten Fall nicht auf reine FiBu-Funktionen beschränkt sein, sondern mehr bieten. Das ist bei vielen der auf dem Markt befindlichen Produkte aber leider noch nicht der Fall. Daher fallen reine FiBu-Tools oftmals aus der Evaluierung heraus, da sie nicht zukunftssicher genug sind, um mit dem Wachstum des Unternehmens mithalten zu können.

Überblick Evaluationskategorien

Wie jede neue Software im Unternehmen wollen Online Tools zur Finanzbuchhaltung oder Cloud-ERP-Systeme im Vorfeld sorgfältig evaluiert sein. Die folgende Liste zeigt, was die Software auf jeden Fall bieten sollte:

– die Integration von Banking- und Online-Payment-Möglichkeiten

– die Integration eines Systems zum Belegupload und zur Belegauswertung

– eine Schnittstelle zum CRM-System

– eine Schnittstelle zum Steuerberater

– eine Funktion zur Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER

– die Erstellung des Jahresabschlusses

– Datensicherheit durch effektive Verschlüsselung

– Server in mehreren auf Deutschland verteilten Rechenzentren

– die mobile Nutzungsmöglichkeit

– das Anlegen und Verwalten mehrerer Benutzer mit Rollenkonzept

– der Anbieter sollte:

  • Standardverträge zur Auftragsdatenverarbeitung anbieten
  • ein Service Level Agreement (SLA) mit 99,75%+ anbieten
  • schon mehrere Jahre am Markt sein
  • eine kostenlose Support-Hotline für zahlende Firmenkunden betreiben

Cloud basierte Lösungen: ihre Vorzüge, Probleme und Herausforderungen

Cloud-gestützte ERP-Systeme und Online Tools stehen in der gleichen Kritik wie das Cloud-Computing insgesamt. Die meisten Bedenken bestehen hinsichtlich der Datensicherheit. Daher scheuen sich viele IT-Verantwortliche, Geschäftsprozesse über Cloud-Services abzuwickeln. Diese Vorsicht ist berechtigt, denn manche FiBu-Tools sind in Fragen der Datenverschlüsselung und des Serverstandortes intransparent. Daher ist nicht immer klar, ob die Daten vor Fremdzugriff, etwa durch Hacker oder Spionageaktionen, hinreichend geschützt sind. Mittlerweile werben aber bereits einige Cloud-Anbieter damit, dass die Server in Deutschland stehen und somit den relativ strengen Bestimmungen des deutschen Datenschutzrechtes unterliegen. Daten in einer deutschen Cloud sind dadurch in etwa so sicher wie im unternehmenseigenen Rechenzentrum. Andere Tools wie Xzero und Quickbooks sind in Deutschland momentan nicht erhältlich, was wahrscheinlich an der Komplexität der deutschen Rechtsprechung und den hohen Anforderungen des deutschen Datenschutzrechtes liegen wird.

Den größten Nachholbedarf haben die Anbieter jedoch bei der Integration eines Rollenkonzepts: Keiner der Anbieter von Online FiBu-Tools bietet bisher die Möglichkeit, mehrere Benutzerkonten anzulegen. So kann man das jeweilige FiBu-Tool nur über einen einzigen Account betreiben, was besonders dann ein Problem ist, wenn mehrere Mitarbeiter Zugriff auf das Tool brauchen, aber nicht jeder auf jede Information zugreifen darf. Bei Cloud-ERP-Systemen sieht dies zum Glück schon wieder ganz anders aus. Allerdings sind diese gerade für kleine Unternehmen oftmals unnötig komplex und erschlagen User teilweise mit der großen Funktionsvielfalt. Immerhin gibt es mittlerweile auch Cloud-ERP-Lösungen, die Versionen verschiedener Komplexitätsstufen anbieten (etwa Basis, Business, Enterprise). Dabei bekommen Unternehmen nur die Komponenten der Software zu sehen, deren Nutzung der Unternehmensgröße angesprochen ist.

Die mobile Nutzung des Internets im Allgemeinen und die Marktanteile der Cloud basierten Online-Lösungen und ERPs am gesamten ERP-Markt im Besonderen nehmen immer mehr zu. Das lässt den Schluss zu, dass Cloud-ERPs weiter im Kommen sind und gerade von jungen Unternehmern immer mehr als attraktive Alternative zu traditionellen ERPS erkannt werden.

Eine Auswahl an bisher erhältlichen Cloud basierten FIBU-Tools:

– SageOne (Finanzen & Buchhaltung) -> https://www.sageone.de/

– Lexware Office -> http://shop.lexware.de/unternehmenssoftware

– Buchhaltungsbutler -> https://www.buchhaltungsbutler.de/

– Fastbill -> https://www.fastbill.com/?lang=de

– Quickbooks -> https://quickbooks.intuit.com/

– Xzero -> https://www.xero.com/

– Scopevisio -> https://www.scopevisio.com/anwendungen

– FMS von myfactory -> http://hosting2.myfactory.com/myfactoryfms/myfactoryfms.aspx

– My FreeFiBu -> https://www.freefibu.de/pakete-preise/gmbh_bilanz.html?umsatz=75

– Roweo -> http://www.reweo.de/

– weclapp -> https://www.weclapp.com/de/preise/

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